财务报销解决方案

 

K2财务报销解决方案正在帮他们解决难题…

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“电子化不是万能药”

财务报销,对任何企业都是日常运营中重要的一个环节。但报销流程周期长,反复签字手续繁杂,报销过程不透明 ,单据归档保存、检索困难等问题也让员工头疼。

为了解决这些困扰,财务报销流程电子化一时成为热门之选。

从纸质到电子化,财务报销审批看似更容易了,但财务工作量依然没有减轻……

因为

传统的财务报销软件只能解决部分问题!

当企业遭遇以下场景,该怎么办?

K2 BPM财务报销

场景一:员工出差临时取消,已经预定好的机票没有及时退掉,造成浪费怎么办?

  •  K2财务报销解决方案能实时监控T&E费用,把员工差旅申请、预订、借款、报销等节点,形成闭环流程。员工在出差之前应该先填写申请,同时,开支比较大的可以申请借款,借款和回来后的费用报销都是依托于申请凭证。员工出差回来后,要求其抵冲所使用的公司代订机票和借款,实现闭环管理,很大程度上避免了可能的浪费和现金风险。
K2 BPM财务报销

场景二:不同部门不同职级的两个人出差,报销单怎么拆分填写?

  •  传统的流程表单填写是在同一行选择日期、费用类型、金额等,填写不直观且点击操作过多,审批人阅读也非常吃力。
  •  K2 财务报销解决方案,提供类似EXCEL的表格化操作,支持点击填写、回车和TAB切换、金额拆分等,金额总计和汇率计算都是实时生成,在确保用户体验的基础下,实现足够复杂度的报销申请。
  •  K2 BPM基于SOA,可以灵活与很多系统集成,更容易解析获取数据,后台提供了高度灵活的可配置化定义功能,其他相对封闭的系统是做不到的。
K2 BPM财务报销

场景三:出差目的是为不同工厂做项目,或者几个部门联合活动,费用怎么分摊?

  •  费用分摊是财务工作中很大的痛点之一,在申请阶段如果没有填写清楚费用分摊,财务月底需要和一个个Team Leader去确认分摊比例。
  •  K2针对这个问题,解决办法是,账单由成本中心负责人审批,费用分摊加入会签功能,多个负责人共同审批,凭证通过系统自动生成。对公分摊方面,K2 BPM可以配置智能分摊方式,比如按人头分摊、按营业额分摊、按权重分摊、平均分摊、Excel导入/导出等。可以更好解决财务繁琐的工作,保证不同部门费用的合理合法性。
K2 BPM财务报销

场景四:财务每天要在几套不同系统之间来回切换?

  •  传统的办公软件与财务类软件集成较差,财务工作时要先到OA里审批,切换到财务软件中做账报税,数据要导入ERP中,实际支付可能还要切换到网银走审批流程……多个不相关的系统造成工作更繁琐。
  •  K2财务报销解决方案支持从各个银行和第三方支付平台,各ERP/财务软件获取数据,只需要一个入口就能解决掉原来多步骤的操作。
  •  基于K2 BPM强大的集成性能,能集成BPM、JED、E-banking、异常审核平台的数据,为财务提供足够完整、智能、细化的大报表,为财务对账带来双重保证,省掉了每月手工核对的时间。

K2 BPM财务报销

场景五: 流程不变,审批政策怎么能适用不同地区和国家;怎么保证新旧政策交替当天正常过度?

  •  在K2财务报销解决方案中,通过一个高度灵活的‘可配置化’政策模板,在申请阶段,系统就能自动匹配适用的政策,也可以由管理员快速定义政策的参数。
  • 面对新旧政策的交替,K2 BPM可以在流程中增加时间节点,预设好新政策正式生效时间,保证时间一到,就自动调用新政策进行审批。
  •  通过电子化表单、多样化任务提醒、实施任务监控,建立快速流程响应机制,保证业务快速响应
K2 BPM财务报销

场景六:公司存在多套组织结构,财务审批怎么配置?

  •  K2 BPM支持多维度组织结构关系定义的平台结构,能够灵活的定义各种类型的审批、汇报关系。比如人—人,人—组织,人—岗位,组织—组织,岗位—岗位及其它扩展字段。
  •  流程不是一个独立的业务存在,而是一个贯穿全企业管理过程的存在,如何定义组织关系和流程汇报路径的关系意义重大。
  •  K2 BPM引入审批权限矩阵(TOA),实现针了对多样化审批路径的“求同存异”,同时还利于应对各种变化。
K2 BPM财务报销

场景七:每天几万报销单,审还是不审?出现违约,如何控制风险? 

  •  基于K2 BPM的财务报销方案,提供抽查功能和异常审核功能。
  •  抽查功能:当遇到公司单据太多,审核量太大时,K2 BPM提供抽查模块,后台配置好抽查规则和次数,随机抽查, 并且对存在问题的人员标记以增加抽查频率直至每单必查。
  •  异常审核平台:针对海量单据,帮助财务人员标记出一些异常单据,尤为重要,异常审核平台允许设定一些规则,比如金额相似的,5或10的倍数的,一个月内给同一个账户付多次的,付款金额过大的……这些将自动进入异常审核流程。
  •  K2 BPM的优势在于可以抓取所有数据流水,比如,当供应商在某项目出现违约时,可以压住其他所有项目的付款,第一时间反馈到财务,加强风险控制。