医疗行业EMS解决方案

从这四方面全面剖析EMS解决方案

K2 EMS基础功能

基础功能

用户门户

K2 EMS主要工作流

主要工作流

活动申请,活动费用审批-差旅费用、演讲者费用管理、第三方支付,采购审批

K2 EMS 主数据管理

主数据管理

预算管理、用户信息、组织架构、GOA、成本中心、账户密码

K2 EMS集成

集成功能

SAP接口、TEMS接口

基于K2 BPM的EMS技术架构图

基于K2 BPM的EMS技术架构图

EMS系统图

EMS系统图

常用基础模块介绍

基于K2 BPM的EMS方案-用户门户

1、用户门户

流程列表( Flow List )、代办事项( To-do List )、管理工具( Tool List )、授权代理( Delegation )、流程查询( Search )。

2、用户主数据

User Master Data是EMS系统的基础组成部分,基于AD身份认证,这部分的人员信息可以来自于企业自有的HR的系统,也可以在EMS系统中进行维护和管理。

基于K2 BPM的EMS方案-用户主数据
基于K2 BPM的EMS方案-组织结构

3、组织结构

EMS系统可以根据人员之间的属性建立审批关系和层级结构。GOA信息也可以根据业务规则进行设定。

主要工作流

基于K2 BPM的EMS方案-活动申请

活动申请

  活动申请

活动申请(Event Request)流程包含了对活动信息本身和预算申请的审批,如果审批通过,系统将会自动产生一个唯一的Event ID,这个ID作为后续费用申报及支付的一个重要关联属性,同时也是从预算申请、费用审批、费用支付这条链路的起始点,也为预算的管控和追溯提供了前提条件。

  预算管理

EMS中的预算可以来自于企业自有的预算管理系统或模块,也可以在EMS系统中进行维护和管理。对于每一笔预算,用户可以查看使用的明细信息,同时可以查看到每一次Transaction的具体详情。

基于K2 BPM的EMS方案-活动申请

费用审批

  活动关联

用户在发起费用审批流程中,可以关联相应的活动信息,同时选择或输入Event ID来关联,通过这种方式有效的把活动申请和费用审批关联起来。

  供应商主数据

Vendor Master是重要的主数据,新的EMS系统中可以维护Vendor Master数据,也可以从SAP或其他数据源获取,但为了去减少重复的维护工作和数据一致性,需要建立统一数据源的机制。

  TEMS Integration & Project Code

在填写费用明细中,Project Code为可选,根据实际的业务情况,用户可以留空,也可以手动或从其他系统中获取。TEMS系统可以通过开放相关的视图或接口给EMS系统进行数据整合。

  讲者信息库

在进行Speaker Fee审批流程中,讲者信息库是关键的Master Data,需要对讲者的基本信息、资质、等级等数据进行维护和管理。

  PO关联

Payment(第三方支付)流程中,如涉及到采购申请(非库存采购),需要用户填写相关联的PO Number,这个Number把订单和支付进行了关联,符合合规性要求,也便于后期的数据追溯。

基于K2 BPM的EMS方案-采购管理

采购审批

  采购审批

实际业务中存在Event活动需要进行采购(非库存采购),则需要经由采购部对采购事项进行审批。用户发起了采购申请,并得到相关部门进行批准后,系统自动产生唯一的PO Number。

  PO订单管理

所有的PR/PO 订单都将进入EMS管理平台,采购管理员可以进行查询或订单追溯,同时在Event费用审批和支付流程中关联PO Number,加强了了费用支付管理规范,降低了资金风险。